Arkivering i två steg - närarkiv och centralarkiv

Något förenklat uttryckt, sker arkivering i två steg. Först arkiveras handlingarna eller uppgifterna hos den förvaltning som har handlagt ärendet. Oftast finns handlingarna i digital form i respektive förvaltnings verksamhetssystem.

Ibland har kommunens förvaltningar behov av att arkivera handlingar eller uppgifter för kortare eller längre tid innan de kan gallras eller arkiveras. Då kan verksamheten arkivera dem i ett så kallat närarkiv, som kan vara fysiskt eller digitalt. Ansvaret för vård och utlämnande av handlingar och uppgifter ligger då kvar hos verksamheten. Söker du aktuell information eller uppgifter om pågående ärenden kan du vända dig till kommunens kontaktcenter. De lotsar dig till den verksamhet som handlägger den typ av ärende som du frågar efter.

När verksamheten inte längre har ett dagligt behov av färdigbehandlade ärenden, handlingar och uppgifter överförs de till centralarkivet för slutlig arkivering. Tidpunkten för när överföring sker varierar från ett år till tio år, ibland ännu längre. Centralarkivet ansvar då fortsättningsvis för vård och utlämnande av handlingarna.